1. WHAT IS PERSONAL DATA AND ITS PROCESSING?

‍
1.1. Personal data within the meaning of the GDPR is any information about an identified or possible
to identify a natural person. An identifiable natural person is a person who
can be directly or indirectly identified, in particular by means of an identifier,
such as name, contact details, identification number, location data,
web identifier.
1.2. The processing of personal data, in accordance with the GDPR, is any operations performed on
personal data, such as, but not limited to, collection, storage, processing,
changing, sharing and deleting data.
1.3. Users of our Website are generally anonymous — if the User does not use the
the possibility of sending us a contact form, we will not be able to know its data
personal data in a way that does not require us to incur significant costs and effort, and perhaps
to prove it almost impossible. Therefore, if you do not contact us, you will be there for us
an anonymous person and thus you will not be able to exercise the rights described in section 13 of the Policy, unless you provide us with information that, together with the data we already hold, can identify you to us.

‍

2. ADMINISTRATOR OF PERSONAL DATA

2.1. The administrator of your personal data and the entity running the website
www.ai-factory.pl (hereinafter referred to as the “Site”) is AiFactory Spółka z o.o.
with its registered office in Gdańsk (80-172) at ul. Trzy Lipy 3, listed in Krajowy
Court Register maintained by the District Court Gdańsk-Gdańsk Północ in Gdańsk, VII
Commercial Division of the National Court Register, under number: 0000694591, capital
company 5.000,00 PLN (hereinafter referred to as: “Administrator” or “, we”).
2.2. The Administrator can be contacted in writing, using traditional mail to the above address
or to the address Fałkowo 1P, 62-262 Fałkowo, as well as by e-mail rodo@ai-factory.pl.

‍

3. RULES FOR PROCESSING PERSONAL DATA

‍

3.1. The Administrator protects the privacy of persons using the Website (hereinafter referred to as “Users” or
“User”), as well as from the Administrator's fanpage on social media.
3.2. Information contained in the logs resulting from the general rules of calls made on the Internet
system data (e.g. IP address) are used by the Administrator for technical purposes,
related to server administration. In addition, IP addresses are used to collect
general, statistical demographic information (e.g. about the region from which it follows
connection). Subscribing to services offered by the Administrator, such as newsletter or
use of the contact form requires the provision of information enabling
contacting the User (e.g. name, surname, telephone number, e-mail address). info
provided in the form are used by us for the necessary contacts with our
Users and in order to better customize the content we present; and
advertising for their needs and interests.
3.3. We collect personal data only to the extent necessary to fulfill the purposes, for
which are collected. We do not collect unnecessary data.
3.4. We limit the storage of personal data only to the period necessary for the implementation
the purposes for which they are collected, unless there are events that could extend the period
storage of data (such as a change in regulations requiring an extension of the period
storage of data or legal dispute with the person whose data we process).
3.5. If personal data are entrusted to other entities for processing, this is done in the manner
secure, secured by an appropriate agreement on entrusting the processing of personal data, in
compliance with applicable law.

‍

4. PURPOSES AND GROUNDS FOR PROCESSING PERSONAL DATA

Below we indicate the purposes for which we process Users' personal data within
their use of the Site and our social media:

‍

5. COOKIES AND SIMILAR TECHNOLOGIES

Cookies
5.1. In connection with the operation of the Website, we use so-called cookies. They can be read
through our system, as well as through systems belonging to our trusted partners, of which
services we use, the list of which can be found in section 6.5 below.
5.2. We use necessary cookies and optional cookies — analytical, statistical,
functional and marketing.

5.3. Obtaining the User's consent to the use of necessary cookies is not necessary for them
use, while the User may consent to the use of all or selected
by itself optional cookies. The consent may be withdrawn at any time or
changed after clicking on a button located on the Website.
5.4. Under applicable law, consent to the installation of optional cookies may
be granted by the appropriate configuration of the browser by the User.
5.5. Our trusted partners include:
5.5.1. Webflow,
5.5.2. Google,
5.5.3. CookieYes.
5.6. The Site may contain links to external sites or to trusted websites
partners referred to in point 6.5 above. By going to an external site or site
Third parties, Users are subject to a separate privacy and personal data protection policy
for a given site. The user should read the privacy and data protection policy
personal data of individual external sites and third party sites.
5.7. Two types of cookies are used:
5.7.1. session cookie, which after the end of the session of the browser concerned or the shutdown of the computer, or
The mobile device is removed from its hard drive
5.7.2. persistent cookies that are stored in the memory of your computer or mobile device until
until they are manually deleted by the User through the appropriate
tools in the web browser or their expiration.
5.8. The Administrator collects and processes the following User Information collected at
Cookies help:
5.8.1. IP address;
5.8.2. unique User ID
5.8.3. timestamp of submitted queries,
5.8.4. the title of the visited page,
5.8.5. URL of the page you are visiting,
5.8.6. URL of the previously visited page,
5.8.7. Screen resolution,
5.8.8. local time
5.8.9. clicked and downloaded files
5.8.10. clicked links to external sites,
5.8.11. page generation time
5.8.12. location of the User (country, region, city, approximate length and width
geographically),
5.8.13. browser language,
5.8.14. User Agent of the browser used
5.8.15. the time of the first use of the Website by the selected User,
5.8.16. the time of previous use of the Website by the selected User,

5.8.17. number of visits to the Website by the selected User.
5.9. In connection with the provision of services through the Site, we use cookies to:
5.9.1. the provision of services;
5.9.2. ensuring security, i.e. authentication of Users;
5.9.3. to adapt the presented content of the website to the User's preferences and
optimization of the use of websites;
5.9.4. create statistics that help to understand how Users use
Pages, which makes it possible to improve their structure and content;
5.9.5. presentation of personalised advertisements, including in a manner that takes into account interests
the user or his place of residence;
5.9.6. influence the processes and efficiency of the use of the website;
5.9.7. use of the social function.
5.10. Storage of cookies or access to them by the Administrator does not
causes configuration changes in the user's telecommunications terminal device and
software installed on this device. Entity posting information in
the form of cookies (so-called cookies) and other similar technologies in the end device
The user (e.g. computer, laptop, smartphone) and the person accessing them are
Administrator and trusted partners indicated in section 5.5.
5.11. The website can place a cookie file in the browser if the browser allows it. What is important,
the browser allows the Website to access only cookies placed by this website,
and not to files posted by other websites.
5.12. Your web browser allows the use of cookies on your device by default
final, so at the first visit we ask you to agree to the use of cookies. If
you agree that the settings of the software you use allow the operation
cookies, this will be tantamount to granting consent to the use by the Site
cookies. In this case, the Administrator will be entitled to use the files
cookies and similar technologies to store information or access
to the information stored in the User's telecommunications terminal device.
The above consent allows the use of cookies by the Administrator, as well as by
advertisers, research companies or application providers cooperating with the Administrator
multimedia. However, if you do not wish to use cookies when browsing the site
Internet, you can change the settings in your web browser — completely block
automatic handling of files on the device. The settings can be changed at any time.
5.13. Disabling or limiting the use of cookies may cause difficulties in use
from the website, e.g. in the form of having to log in to each subpage, longer
page loading time, restrictions on the use of functionality, etc.
Google Analytics
5.14. We use Google Analytics tools that collect information about visits
the user on our websites and the use of mobile applications to generate statistics on their functioning, to analyze the activities displayed on them in order to
best adapt our offer to the needs of users.
5.15. The data collected as part of Google Analytics is collected by Google Ireland Limited, Google
Building, Gordon House, 4 Barrow St, Dublin, D04 E5W5, Ireland.
5.16. With information on the processing of personal data in cooperation with Google, you can
see this link: https://business.safety.google/gdpr/
5.17. Google's privacy policy can be found at the following links:
https://policies.google.com/privacy?hl
https://support.google.com/analytics/topic/2919631?hl=pl&ref_topic=1008008
5.18. Information on how to block Google Analytics cookies using scripts
browsers are located at this link:
https://support.google.com/analytics/answer/181881?hl=pl
Server Logs
5.19. The use of the Website involves sending queries to the server on which it is stored
There is a page.
5.20. Every request sent to the server is recorded in the server logs. Logs include, but are not limited to.
Your IP address, the date and time the query was sent to the server, information about your web browser
and the operating system you are using.
5.21. Logs are saved and stored on the server.
5.22. The data stored in the server logs are not associated with you and are not used by us
w celach identyfikacyjnych.
5.23. Logi serwera stanowią wyłącznie materiał pomocniczy służący do administrowania naszą stroną
internetową, a ich zawartość nie jest ujawniana nikomu poza osobami upoważnionymi do administrowania serwerem.

‍

6. PRAWO WYCOFANIA ZGODY

‍

6.1. Jeżeli przetwarzanie danych osobowych odbywa się na podstawie zgody, możesz ją cofnąć w
dowolnym momencie.
6.2. W celu cofnięcia zgody należy:
6.2.1. wysłać e-mail bezpośrednio do Administratora na adres rodo@ai-factory.pl lub
6.2.2. zablokować przetwarzanie plików cookie poprzez kliknięcie odnośnika znajdującego się na
Stronie albo przez zmianę ustawień przeglądarki internetowej.
6.3. Jeżeli przetwarzanie danych osobowych odbywało się na podstawie zgody, do czasu jej cofnięcia
mamy prawo przetwarzać dane osobowe. Odwołanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem
dotychczasowego przetwarzania.
6.4. Wycofanie zgody nie będzie wiązało się z jakimikolwiek negatywnymi konsekwencjami – jednakże
jej wycofanie może pociągać za sobą brak możliwości korzystania z naszych niektórych usług.

‍

7. WYMÓG PODANIA DANYCH OSOBOWYCH

7.1. Podanie jakichkolwiek danych osobowych jest dobrowolne i zależy od Twojej decyzji. Tak jak
zaznaczaliśmy na wstępie, dopóki nie podejmiesz kroku mających na celu ujawnienie Twoich
personaliów (imię, nazwisko, adres e-mail), to niemalże na pewno nie będziemy w stanie Cię
zidentyfikować. Jednakże w niektórych przypadkach – tj. przy użyciu formularza kontaktowego -
podanie określonych danych osobowych jest niezbędne, abyśmy mogli odpowiedzieć na Twoją
wiadomość.
7.2. Aby móc się skontaktować z Tobą telefonicznie w sprawach związanych z realizacją usługi,
niezbędne jest podanie numeru telefonu — bez tego nie jesteśmy w stanie nawiązać kontaktu
telefonicznego.

‍

8. ZAUTOMATYZOWANE PODEJMOWANIE DECYZJI LUB PROFILOWANIE

‍

8.1. Twoje dane osobowe nie są przez nas profilowane, a także nie podlegają innej formie
zautomatyzowanego przetwarzania, skutkującej podejmowaniem decyzji wywołujących wobec
Ciebie skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na Ciebie wpływających.

‍

9. ODBIORCY DANYCH OSOBOWYCH

‍

9.1. Twoje dane osobowe mogą być przez nas ujawniane różnym podmiotom – w zależności od
łączącej nas relacji oraz celów, w jakich przetwarzamy dane osobowe. Do naszych odbiorców
należą:
9.1.1. dostawcy usług hostingowych, w tym chmurowych – Webflow,
9.1.2. dostawcy usług poczty elektronicznej,
9.1.3. dostawcy usług księgowych lub prawnych.
9.2. Dane osobowe będą przekazywane poza teren Europejskiego Obszaru Gospodarczego tylko
wtedy, gdy będzie to konieczne oraz tylko na podstawie prawnej określonej przez przepisy RODO.
W związku z tym, Twoje dane osobowe mogą być przekazywane do państw trzecich (np. do USA)
z uwagi na:
9.2.1. CookieYes – narzędzie do analityki plików cookies z siedzibą w Wielkiej Brytanii (przy
transferze do Wielkiej Brytanii obowiązuje decyzja o adekwatności co oznacza, że nie jest
konieczne stosowanie dodatkowych środków zabezpieczających).

9.3. Podstawą prawną transferu danych osobowych poza teren Europejskiego Obszaru
Gospodarczego, m. in. do wyżej wskazanych odbiorców danych oraz mechanizmem prawnym
zabezpieczającym ten transfer są Standardowe Klauzule Umowne przyjęte przez Komisję
Europejską, a w przypadku transferu do Wielkiej Brytanii – decyzja o adekwatności. Ponadto spółki
będące odbiorcą danych mające siedzibę w USA mogą być stroną Data Privacy Framework. Listę
podmiotów wpisanych na tę listę można przejrzeć na tej stronie
https://www.dataprivacyframework.gov/list.
9.4. W każdej chwili udzielimy Ci dodatkowych wyjaśnień odnośnie przekazywania danych osobowych,
w szczególności, gdy kwestia ta budzi Twój niepokój. 9.5. W każdej chwili przysługuje Ci prawo do uzyskania kopii danych osobowych przekazanych do
państwa trzeciego.

‍

10. OKRES PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH

10.1. Zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa przetwarzamy dane osobowe wyłącznie przez
czas, który jest potrzebny, aby osiągnąć wyznaczony cel. Po tym okresie Twoje dane osobowe
zostaną nieodwracalnie usunięte lub zniszczone.
10.2. Dane osobowe przetwarzamy przez okres wskazany w punkcie 5.
10.3. Pamiętaj, że jeżeli przetwarzanie danych osobowych dla jednego celu się zdezaktualizowało,
to Twoje dane możemy przetwarzać dalej, jeżeli mamy do tego inną podstawę i inny cel.

‍

11. UPRAWNIENIA OSOBY, KTÓREJ DANE DOTYCZĄ

11.1. W związku z przetwarzaniem przez Administratora danych posiadasz prawo do:
11.1.1. żądania od Administratora dostępu do danych osobowych;
11.1.2. żądania od Administratora sprostowania danych osobowych,
11.1.3. żądania od Administratora usunięcia danych osobowych,
11.1.4. żądania od Administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych w sytuacji i
na zasadach wskazanych w art. 18 RODO lub do ich usunięcia zgodnie z art. 17 RODO,
11.1.5. wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania Twoich danych osobowych zgodnie z art.
21 ust. 1 RODO,
11.1.6. przenoszenia Twoich danych osobowych zgodnie z art. 20 RODO,
11.1.7. wniesienia skargi do organu nadzorczego (Prezes Urzędu Ochrony Danych
Osobowych).
11.2. Wymienione w pkt. 11.1. uprawnienia nie mają charakteru absolutnego, a zatem w niektórych
sytuacjach możemy zgodnie z prawem odmówić ich spełnienia. Odmowa uwzględnienia żądania
będzie poprzedzona wnikliwą analizą, i zostanie wydana wyłącznie w sytuacji, gdy będzie
konieczna.
11.3. Swoje uprawnienia możesz zrealizować poprzez:
11.3.1. wysłanie maila bezpośrednio Administratorowi na adres rodo@ai-factory.pl;
11.3.2. przesłanie żądania tradycyjną drogą pocztową na adres Administratora.
11.4. Wnioski zostaną rozpatrzone bez zbędnej zwłoki, nie później jednak niż w ciągu miesiąca po
jego otrzymaniu. Termin ten może ulec przedłużeniu z uwagi na skomplikowany charakter żądania
lub liczbę żądań, o kolejne dwa miesiące, o czym zostaniesz poinformowany/a e-mailowo.

‍

12. POSTANOWIENIA KOŃCOWE

12.1. Polityka prywatności może ulegać zmianie w czasie przez nas dowolnie wybranym, dlatego
warto co jakiś czas odwiedzać Stronę.
12.2. Niniejsza Polityka prywatności obowiązuje ................ 2025 roku r.

‍

‍